Administrativer Mitarbeiter (m/w/d)

Der Administrative Mitarbeiter (m/w/d) ist eine zentrale Ansprechperson für alle administrativen Aufgaben im Forschungslab von DisneyResearch|Studios (DRS). Dazu gehören insbesondere Beschaffung und Kreditorenwesen, Ein- und Austritte von Mitarbeitenden und Forschungspartnern, die Instandhaltung der Infrastruktur sowie das Event-Management.

Der Starttag ist verhandelbar und wird im Bewerbungsprozess besprochen. 

Wir erwarten eine Bereitschaft, primär (4 Tage) in unserem Büro in Zürich zu arbeiten. 

Zu den Aufgaben gehören im Wesentlichen 

• Koordination der Ein- und Austritte von Mitarbeitenden und Angehörigen von Forschungspartnern. Schnittstellenmanagement mit HR, IT, Legal, Behörden und anderen Stakeholdern.
• Bearbeitung der Kreditorenrechnungen, Lieferanteneröffnungen und Beschaffungswesen
• Sicherstellung eines sicheren und effizienten Betriebs, Management der Beziehungen zu Vermietern und externen Dienstleistern wie Reinigungsfirmen und Handwerkern. 
• Planung, Organisation und Durchführung interner und externer Veranstaltungen. 
• Organisation von Meetings sowie Empfang und Betreuung von Gästen und Besuchern. 
• Allgemeine Büroadministrationsarbeiten. 

Erforderliche Fähigkeiten & Erfahrung 

• KV-Ausbildung, relevanter Bachelor-Abschluss oder vergleichbare Arbeitserfahrung 
• Sorgfätige und gründliche Arbeitsweise 
• Umsetzungsstark und behält den Überblick in einem schnelllebigen und komplexen Umfeld 
• Idealerweise mehrere Jahre Erfahrung in einer administrativen Rolle 
• Erfahrung mit Schweizer Geschäftspraktiken 
• Sehr gute Deutschkenntnisse, in Wort und Schrift sowie verhandlungssichere Englischkenntnisse
• Sehr sicher im Umgang mit gängiger Office-Standardsoftware (z.B. MS Office)