Assistent*in Generalsekretariat 60-80%
Job Description
Assistent*in Generalsekretariat 60-80%
Das Generalsekretariat stellt die reibungslose und effektive administrative Unterstützung des Verwaltungsrats und der Direktion sicher und übernimmt eine zentrale Rolle in der Organisation und Koordination der entsprechenden Geschäftsprozesse.
Stellenantritt: per sofort oder nach Vereinbarung
Ihre Aufgaben
- Sie unterstützen das Generalsekretariat in verschiedenen administrativen Tätigkeiten wie Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Sitzungen.
- Sie organisieren Termine, Sitzungen und Anlässe für den Verwaltungsrat und dessen Präsidium, die Geschäftsleitung und den Direktor sowie für den Generalsekretär.
- Sie erstellen Korrespondenz, einfache Protokolle und Präsentationen.
- Sie stellen das Dokumentenmanagement für die Gremien des Verwaltungsrats und der Geschäftsleitung sicher und unterstützen das Generalsekretariat in der Vertragsverwaltung.
- Sie überwachen und überprüfen die Einhaltung von Terminen und Reportings.
- Sie agieren in spezifischen Aufgaben als Stellvertretung des Generalsekretärs.
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) sowie allenfalls die Weiterbildung zur Direktionsassistent*in
- Versierter Umgang mit M365 und IT-Anwendungen (z.B. IT-basierte Arbeitsorganisation, Projektmanagementsoftware)
- Sehr gute Deutschkenntnisse mündlich und schriftlich, Italienischkenntnisse von Vorteil
- Analytisches und vernetztes Denken sowie eigenverantwortliches Handeln
- Sehr gute Arbeitsorganisation, Belastbarkeit und Flexibilität
- Gewandt in der Kommunikation mit verschiedenen Zielgruppen
Wir bieten Ihnen
- Ein verantwortungsvolles, vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einem spannenden und dynamischen Umfeld
- 4-6 Wochen Ferien pro Jahr, je nach Alter
- Zusätzliche 6 Betriebsferientage pro Jahr
- Wahlweise mit Beitrag an Verpflegungskosten (Lunch Checks) sowie diverse Vergünstigungen, z.B. bei Mobility Carsharing, Mobile Abos
- Ein grosses Angebot an internen Weiterbildungsmöglichkeiten
Ihr Arbeitsort
Eggbühlstrasse 15, 8050 Zürich, Schweiz
Interessiert?
Daniel Neuhaus
Generalsekretär
T 044 415 70 51
steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung.
Sibylle Ischer
HR Business Partnerin
Wir freuen uns über Ihre Bewerbung!
Die AOZ
Die AOZ ist eine öffentlich-rechtliche Organisation mit mehr als 2’000 Mitarbeiter*innen. Im Auftrag des Bundes, der Kantone, der Stadt Zürich und diverser Gemeinden erbringt sie fachliche Dienstleistungen im Migrations- und Integrationsbereich.